本当に毎日のように電話会議に参加しております。実際、どんな感じで進めているのかというのを今回ご紹介致します。

Denwa kaigi

上記の画像をご覧ください。

電話会議といっても、実はオンライン会議なのです。ただ、オンライン会議には電話からも参加可能です。Microsoft Lyncサーバで電話からのコールをブリッジして、一カ所につないでいます。

これはたまたま、ホワイトボード機能を使って現在の進捗を確認している画面になります。今回は20人ということで参加人数は少なめ!?ですので、そんなに難しくない会議でした。

これが30人を越えたあたりだと、会話にジャンプイン(割り込む)するのがとても難しくなります。会話の切れ目に話そうとしても、そう思っている人がたくさんいて、中々入りづらいのです。ただ、それはそれ、強引に行くしかありません。

何故ならば、黙っているとどんどん自分の(日本の)立場を忘れて話が進んでしまい、結果後で困るからです。スマートではありませんが、人がしゃべっているところを上書いてでも、本当に必要な事を話すべきタイミングに話す必要があります。

大抵は、開催者がいたり仕切る人が決まっていてその人を中心に会議が進みます。ファシリテーターってところですかね。その人がいないと、大人数の会議はまとまりませんし、時間のロスが多くなります。

ということで、大人数での会議のポイントをお伝えします。

  • 資料が配られているなら、予め詳細に読み込んでおく(当然といえば当然ですが、していない人も結構いる)
  • 日本の主張を用意する。予め、言うべきポイントを紙に書くなどしてすぐに言える状態にしておく
  • その主張をすることで、どういったメリット(あるいはデメリット)があるかを説明する
    • 例えば、今ある売上げをキープできる。
    • もし、日本を先に対応してくれないのであれば、この売上げが確実に落ちる
  • いつまでに、何をしてくれないと、どうなるかを明確に伝える
  • Next step(next action)は、何なのかを明示的に言う

こんなところでしょうか。

Medium 4837042349

会議に限らず、外人にメールで何かの要求を飲んでもらうとき、他の国に先んじて日本の事を対応してもらいたいときなどにこの手法が使えます。

とくに、メリット・デメリットを伝えるのが大事です。メリットは、売上げをキープ出来ること。もしくはそれに類する事を言います。デメリットは、当然ながら売上げが減ること、お客様との関係悪化により他の製品の売上げも減る可能性もあること(ちゃんとその額も予め用意しておく)、を伝えます。

子供のだだっ子のように、「やって、やってー」だけじゃ、全く通用しません。困っているから、やって欲しい。当然ながら、なぜ?って聞かれますよね。それを論理的に答えを用意しておくことが大事です。

また、日本の要求を飲むと、その要求を承認してくれると、その承認者にも何らかの形でメリットがあることを伝える事が出来れば、パーフェクトです。誰だって、自分の成績にプラスになることを優先したいはずですからね。。。

ちゃんと、相手の事情や置かれている立場を理解しながら、でもしかし日本の要求を一番最初に対応してもらうためにはどうすればいいか、ということを考えて、会議に臨む事が大事です。

上記に挙げた内容は、たくさんの電話会議に参加するうちになんとなく肌で分かってきます。でも、最初から知っていた方がお得ですよね。

ご参考まで。