かねてから私がこのサイト(ブログ)で、訴えている事があります。それが友人の会社で現実のものとなってしまいました。幸い、自分の会社ではまだ発生しておりません。ただ、無意識に相手を持ち上げて英文を書くということをしていたんだと痛いほどわかりました。

どんな事をここで訴えていたかをまとめますと下記になります。

  1. 英語が出来るだけの人を雇ってはいけない
  2. 特に新卒で雇ってはいけない

英語が出来るだけの人を雇ってはいけない

これは、色んな人が思っている事だと思いますが、あえてここで挙げます。自分の会社で英語を業務で扱う事が少ない会社では、英語がしゃべれる人=仕事もできる人、と勘違いしてしまいがちです。理由は様々です。恐らくは、面接する人が英語を話す事が出来ないかあるいは憧れている場合が多いのではないでしょうか。

恥ずかしながら、自分もそうでした。今の会社に入った当初はまず英語をしゃべれませんでした。会社がどんどん拡張する中で、人をどんどん採用していく過程において私も同じ過ちを犯しました。

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英語がしゃべれる人=全ての機能において優れている人

と、勘違いをしていました。雇ってみると様々でした。下記のようなことに遭遇しました。

  • そもそも日本語が下手で簡単な漢字も間違える。
  • 相手がうなずいていたので会話が成立していたと思っていたら、実は全然分かっていなかった。結果、仕事が立ち行かなくなった。
  • 仕事をこなす能力がとてつもなく低かった。

まぁなんというか、面接でその辺は気づくべきでしたが。。。面接だけうまい人もたくさんおり、なかなかその場で全てを見抜く事は難しいです。また、私も若かったので人を見る目が今よりも更になかったというのもあります。今も人を見る目があるかというと違いますが。。。前よりはいいかなと。

ということで、その時点で英語があまり得意でなく出来なくても、今まで前の会社の仕事で成果を上げてきた人を雇うべきです。仕事で成果を上げてきた人は、いざとなれば英語などはすぐに覚えてしまうからです。業種にもよりますが、発音が完璧である必要は全くありません。人前で英語をしゃべる人などは発音が大事だと思いますが、電話会議でプロジェクトを進めていくという仕事であれば、発音よりも外国の方と協力して仕事をしていくことがよほど大事です。

英語を使わない仕事においても、違う会社の方や自分とは考えも境遇も違う方と一緒に仕事を進めて行く上で大事なことがあると思います。私もまだ完璧とは言えないものの、今までこの会社で培ってきた事から、下記が重要ではないかと思っています。

  • だらだらと話さない。書かない。
    • 電話会議であれば、要点をまとめて話す事が大事です。例えば、下記のように冒頭で言っておくとスマートな印象を相手に与える事が出来ると思います。
      • 今日は3つの点に話したい事があります
      • No1 is XXX, No.2 is XXX
      • 今日はこの会議時間は、1時間しかないのでこの時間内に結論を出したいと思います。
  • ネクストステップ/ネクストアクションを明確にする
  • 次の会議のスケジュールをそこで決め手しまう
  • それぞれの項目において、いつまでに誰がやるかを明確にする
  • 必ず議事録を取って相手に送り、理解の齟齬がないかを確認する

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英語を使う会議においても、英語を使わない会議においても上記の点に注意して会議(電話会議では特に)をすることが重要です。つらつら自分の言いたい事ばかり言い連ねたり、愚痴みたいな事を言ったり(書いたり)するのはいけません。また、常に相手の立場も考えて会議(電話会議)に臨みましょう。相手だって相手の立場があります。あんまり文句ばかり愚痴ばかりでは、相手も人間です。嫌になってくるし、こちらの要求とおりにやってくれる可能性が下がります。

状況はお互いに違えども、方向性は一緒。この状況下でどうやって事を進めて行けばいいか? をポジティブに考える事が肝要です。文句を言うのは簡単だけど何も前に進みません。ポジティブシンキングと相手の立場を考え、且つ上記の事を気にして会議やプロジェクトに臨めば、困難に会ったとしてもお互いに協力して切り抜けられる可能性が上がります。

英語が得意です。留学していたという新卒を雇ってはいけない

これは。。。私だけでしょうか。どう思うのは。。英語が流暢なのはいいですが、ちゃんとビジネスで使ってきた英語ではありません。かなり直接的な表現を使っていたり砕けた表現なら得意ですが、ビジネスの場で使っていないのであまり期待しすぎると大変な事になります。英語が流暢でもビジネスマナーを知らないので、そのまま得意先とのやり取りを任せてしまうと、かなりの確率で失敗してしまいます。

英語を使う必要のない場面で新人を使う事を想定してみてください。怖いですよね。でも、英語ができる=仕事ができる、と妄信してしまう人が上司で且つその上司が忙しいと、ついつい放置してしまい、(ちょっとキツい表現ですが)ままごとのようなコミュニケーションでお客様や取引先とやり取りをして、先方を激怒させてしまうといった事例があります。

ちゃんと上司がいちいち内容をチェックしたり、全て同席するということが出来れば仕事の仕方、ビジネスマナー、やってはいけないことなどをその場で覚える事が出来ますが、「こいつは英語ができるから、やり取りは全て任せておこう」ということをしてしまうと、下記にご紹介してるような悲劇に見舞われます。

ということで、不運にも悲劇に見舞われてしまった例を下記にお伝えします。会議の方法、コミュニケーションの方法、報告の方法、など基本が出来ていない人が外国の会社とやり取りをした結果、一週間の間に40回以上の電話会議を行い、結果相手を激怒させてしまったという例です。

ちなみに、下記のコメントは私の理解の範囲で思う事をお伝えしております。いやそうじゃないよ、と思われる部分もあるかと思いますがご了承ください。

 

Hello John,

Thank you for the e-mail.
We do understand your current situation and that we may make you feel
uncomfortable because of our huge quantities of e-mail and phone call. If we
were in your position, we would felt similarly.

あなたの気持ちは分かるよ。同じ状態だったら私も不快に思うよ。とあります。

何たる上から目線でしょう。。。こちらのせいで意思疎通が出来ず、たくさんの電話会議とメールをやり取りして相手が辟易している状態です。ここは素直に謝るだけにとどめるべきでしょう。

But the reason why we did so, that Mr. AAA request to explain situation to
BBB about wrong coverage in Japanese site.

責任転嫁をしています。。私はAAAさんが言ったからそうしたまでのこと。と自分の非を認めていません。誠意が感じられません。ここも素直に自分の非を認めるべきでしょう。ま、いろいろな状況によって違うかもしれません。。。ただ、ここではステークホルダーの皆さんがお怒りなので、謝るべきと思います。

wrong coverageというネガティブ表現も良くないと思います。unpredictable coverageなどとしておくべきかなと私は思います。

And then, BBB requests to explain situation and collects all the
information to us, CCC. So, please do understand that was not just from US,
originally from DDD urgently requests.

do understandのdoがつきますと、かなりの強調を意味します。理解しろよ! という意味になっちゃうかと.. 直接的な表現が多いです。

At the same time, CCC is considering to make success of this project which
have possibilities to be placed with curbing this undesirable situation as
soon as possible.

undesirable situationも良くないですね。誰がその状況を作ったのかを考えて、もっと柔らかい表現を使うべきと思います。自分ではないにしろ、当事者が見たら怒るか恥ずかしい思いをしますので。。ここも、unpredictable situationとした方がまだ柔らかいかなと。。

So, we need to conduct the report about wrong coverage to DDD.
We do not condemn you that you pose the wrong coverage, but it’s
undesirable situation that wrong coverage happen.

wrong coverageという表現はやめましょう。それに2回も重ねています。。いや、3回だ。。。ネガティブなフレーズをそんなにたくさん使っちゃだめです。。this circumstanceか、あまりよくないけど、unthought situationかな。。このメールを送っている人は、怒り心頭に発しているのかもしれません。。

small__7650804342photo credit: thetaxhaven via photopin cc

ということで、あまりに恐ろして全部の内容は載せられませんが、ビジネスマナーをあまりご存知ない状況でメールを書いてしまうと上記のような直接的な表現になったり、相手の状況を思いやった内容ではなくなります。どんな状況でも怒ったら負けです。怒った時点で冷静な判断が出来ないからです。

詳しく聞いておりませんが、このメールを書いた日本人の方はあまりというかほとんど、外国人とビジネスをしたことがないんではないかと思います。このメールからそれがにじみでています。ということで、このメールを見て今後この方がが気をつけるべき点を下記に挙げます。

  • いい返事がもらえるように、相手の状況を考えた内容のメールを送る
  • (上記のメールにはありませんが)スケジュールについて、外国の会社から言われた見積もりの日数(スケジュール)を鵜呑みにしてはいけない。
    • 大抵、遅れます。下駄をはかせる事が大事です。日本人は几帳面なので、一度言ったスケジュールは死守しようと努力しますが、外国では違います。個人優先で何か問題があるとすぐに、遅れます。ちょっと大げさかもしれませんが、言われた見積もりの期間が1週間であれば2倍の二週間を見ておくと丁度いいでしょう
  • 電話会議の後に必ず議事録を作成し、ステークホルダーに送る
    • 後で言った・言わない。聞いてない、ということを防止するために必ず議事録を送る。

あとは、冒頭で書いたネクストアクション、誰がいつまでに何をやる、などを徹底すれば問題は発生しにくいでしょう。

この方の問題は、相手と十分な意思疎通が出来ていない事にあります。電話で確認する回数がたくさん必要になるという事態は、メールやドキュメントで論理的に相手との意思疎通とその内容でいいと、というapprovalを頂いていれば防げたのではないかと思います。

medium_2284426218photo credit: Pat’s Snaps via photopin cc

外国の方には(日本人には)いろいろな人がいます。会議が始まった冒頭で今日の要点や時間を言わないと、こいつは仕事ができないと思ってみたり、咳や鼻水をすする音がたくさん入ると、こいつはマナーを知らない。仕事も出来ないだろう。などと思う人もいます。これについて、私はどうかなと思いますが、まぁ多少不快になりますけどまぁしょうがないのかなと。会議の内容に入る前にこんなくだらないことで、相手に不快な思いをさせてしまっては元も子もありません。

あんまりビビる必要はないですが、相手はかなり忙しい中、貴重な時間を割いてこの電話会議に出てきてくれているんだ。だから、短時間で最大限の効果をあげるために事前に準備することは何でもしておくし、想定される質問に対しての答えを予め用意をしておく、といったことが出来ればスムーズに電話会議を進める事が出来ます。慣れてきたら、一発勝負でも大丈夫になりますが、電話会議に慣れるまでは、資料を作成し相手に事前に送っておき且つ、自分でも何度もロールプレイングしておいた方がいいでしょう。

相手の状況を思いやる気持ち、それが一番大事だと私は思います。