毎日のように、アメリカ人と電話会議をします。

時差もあるので、平気で夜の23:00スタートいう会議もありますし、下手をすると2:30amスタート、4:00amスタートなんて言うのもあります。
ですので、何らかの事情で相手がキャンセルをした場合、うまく通知されている場合はいいのですが、失敗していることもしばしばあり、そんな場合はかなりがっくりきます。

例えば、2:30amスタートで電話会議のホスト番号にかけてずっとホストがジョインするのを待っています。2:30amですので眠い目をこすりこすり精神力で起きています。、時間を過ぎても一向に来ないので、10分後ぐらいにメールやメッセンジャーで相手に聞きます。

待ってんだけど、前の会議が長引いてるの? もしくは緊急会議が招集されたの?
(いずれもよくある話です。前の会議が長引くのはよくありますよね。緊急会議は、システム関係の部署ですので、障害が発生しそれがセンターに報告されるとそこから15分以内に関係者が世界中から集まって電話会議に参加する、というシステムがあるので、これも日常茶飯事です)

相手に問い合わせてみると、昨日キャンセル通知送ったけど。。との返事です。。え、2:30amから待っていて、キャ、キャンセルですか!?

ガ、ガックリすぎます。ってか、眠い。で、いつにリスケされたのかと思ったら、明日の同じ時間!!! か、勘弁してください・・ということになります。

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特にoutlookを使っている場合、会議依頼をこちらからする場合は、間違いなくできます。しかし、キャンセルの場合うまく通知されないことがあるのです。相手がキャンセルしたつもりでは、システム上はキャンセルになっていないことがあります。

自分が生活している時間帯での変更や会議のキャンセルであれば、全く問題ありません。例えば、7:00am〜1:00amの間でしたら普段から起きていますので、この範囲内で会議のキャンセルや変更があれば問題ありません。ただ、会議が3:00amから始まる場合もありあます。この場合、普段は寝ている時間にあえて起きていて、電話会議に無理矢理参加しているわけです。これがキャンセルされると、精神的にがっくりきてしまいます。。。

お互いにoutlookを使っていてそれが距離的に離れていたり、システム的にちゃんと連携をしていてもキャンセルがうまくいかず、私と同じ目に会う方が今この瞬間にもいると思います。気を付けましょう。

最近分かったのですが、iPhoneに入っているカレンダーと会社のexchangeを連携している場合、iPhone上で会議の出席承認やキャンセルをすると、exchange側にうまく伝わらないようです。必ず、PCやMacのoutlookソフトウェアから、会議の出席承認やキャンセルをしましょう。

便利なんだか不便なんだかよくわかりませんね。。

外資系に入り、世界中に支社が点在しているといろんなことに出くわしますが、outlookのスケジュールの件が一番体にきます。。。。

では