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外人がすんなり理解するメールの書き方

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日本人に送るのと同じ感覚でメールを書いて外人に送ると、時々何を言っているかわからないといわれる事があります。
日本人宛だと、下記のような感じでメールを書き進めると思います。

  • 枕詞を書く。いつも大変お世話になっております。というような表現。
  • 背景情報を書く。このメールを書くまでに至るちょっとした経緯を書く。
  • 本文
  • 今後ともよろしくお願いいたします、という最後の締めの言葉を書く。

本題に入らず長々書いてしまうと要点が見えず、理解するまでに時間がかかります。外人に書くときには、単純明快を心がけます。

本当にたくさんのメールを受け取っている人だと、パッと見て理解に時間がかかりそうと思ったら、読むのを後回しにしてしまいます。結果、そのメールを忘れて返信をしないという事もあります。

これは文化の違いかもしれません。結論を先に言います。そして、その結論に行くまでに至って経緯や理由などを箇条書きで書きます。この箇条書きで書くのは常套手段ですので、複数の事象を語る際にはとても便利な表現方法です。

例えば下記のようなイメージで書きます。

  • 結論を先に言う。
  • 結論の経緯を書く。3つの事象から今回、このことを質問しました。
    No.1 xxxx
    No.2 yyyy
    No.3 zzzz

文頭・文語に入る決まり文句

枕詞、今後ともよろしくお願いします、いつも大変お世話になっております、という表現は英語のメールでは全くと言っていいほど使いません。

メールの最後に、下記のように書きます。

Best Regrads,
Yamada

このBest Regardsに「今後ともよろしくお願いいたします」「よろしくお願いいたします」的な意味が入っていると考えても問題ないと思います。

サブジェクト(題名)

サブジェクトもわかりやすく書くことが大事です。もしくはメールをたくさんもらっている人の目に留まるように、送る時間帯やサブジェクトを工夫します。

  • 送る時間は、その相手が一日の中でメールをチェックし始める時間にめがけて送る。
    メールはいつ送ってもいいのですが、メールチェックを始める時間に送る事で目に留まりやすくなります
  • サブジェクトを工夫する。
    [ Emergency ] The system is down, I need your help.
    ==== This is Japan ======== About this stuff
    のように、通常書くサブジェクトに目に留まるような文字を続けて入力すると、目に留まりやすくなります。これは本当に緊急を要するメールなどで効果を発揮します。逆にいつもこれをやっていると、相手が慣れてしまい効果がありませんし、常にこのサブジェクトだと失礼かもしれませんので注意してください。
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