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web会議(電話会議)はこの技を使おう

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自分が電話会議のホストではない時は、ただ流れに任せて話をしていれば問題ありません。そもそも電話会議で話されている内容は全て理解しておくに越したことはありませんが、それが難しい場合は下記のように心がけます。

  • 自分や自分のチームが担当している事象についても単語や知っているプロジェクト名が出てきたら神経をとがらせてより集中して聞くようにする。
  • 自分の名前が呼ばれそう、もしくは呼ばれた時に当然ながら応答する。そして、その前に話されていたことが理解できなければ、申し訳ございません、よく聞こえなかったんだけど、もう一度言ってもらえますか? と、聞く。

あまりクドイとよくありませんが、わかるまで何度でも聞くことです。聞くときは、excuse me ? とかではなくて、what I understand is xxx, is this what you mean ? など、違う方法で聞き返すことをお勧めします。ちゃんと理解して聞いているという事をアピールできますし、間違っていればちゃんとそこで誰かが指摘してくれます。

自分がホストの場合は、話が違ってきます。いろんな段取りや各人が言っている事をまとめて、適当な人に質問をしたり、気を使って話さないといけません。

これは外人との会議に限ったことではありませんが、下記のような段取りで電話会議を進めると相手に好印象を持たれます。

  • メンバーが揃うまで待っている間、出来れば世間話をする。こちらの今の時間など。
  • Agendaを言う。
  • ミーティングに参加してくる人がいたら、誰がjoinしたかを必ず聞く。
  • 今日のゴールを言う。所要時間を言う。
  • 本題に入る
  • 議事録を送る
  • 最後にサマリーを言う。誰が何をするか。
  • 次回の予定を言う

また、IBMが作ったテレコン英会話小冊子という冊子を見ると、電話会議中に想定される問答集が掲載されています。参考にしてください。

相手の声が聞こえずらいとき

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私の場合をご紹介します。

ヒアリングが完璧でないので、相手が言っている事をもっと耳の奥でクリアーな音で聞きたいと常々思っておりました。電話をスピーカーフォンにしても、相手の声が小さかったりすると聞こえないことが多かったので、ある方法を試してました。それ以来その方法を使って電話会議をしております。

その方法とは、下記になります。

  • iPhoneまたはiPod touchを用意する。
  • Skypeを契約。アメリカにかけ放題プランであれば、約700円/月。
  • Skype経由で電話会議の番号に電話を掛ける。
  • iPhoneやiPod touchに付属しているイヤフォンを使う。
  • 両手の両親指をイヤフォンごと、グッと耳に押し込む

これだけで、かなりヒアリングができるようになりました。単純にヒアリング力がない場合と、耳が遠いがゆえに聞きづらい場合もあり、イヤフォンをギュッと耳に押し込む事で聞き辛いということはなく、かなり大きい音声で且つクリアーに聞こえてきます。

ヒアリングでお悩みの方いらっしゃいましたら、上記の方法を試してみることをお勧めします。

劇的に聞きやすくなりますし、これで電話会議がスムーズに進むのであれば決して高くない投資だと思います。

日本向けの電話番号のみ提供された時

上記の方法は、アメリカの電話番号に書ける場合です。相手から日本向けの番号03-xxxx-xxxxしか提供されていない場合はどうすればいいのですか?と思いますよね。その場合は、その与えられた電話番号をgoogleで検索しましょう。必ず、日本以外の番号が書いてあるリストが見つかるはずです。

電話会議番号リストの例

電話会議をするということは、色んな国に住んでいる人が同時に集まることもあります。つまり、色々な国の電話番号が用意されているはずです。そして、その番号はリストという形でどこかにアップロードされている事が多いです。

100%アメリカの電話番号が用意されていますので、上記の方法が使えるという事になります。それでも見つからない場合は相手にアメリカの電話番号を聞いてしまうのが早いです。

Skypeで電話会議に参加する際の参加コード(participant code)を入力しても、はじかれてしまう場合

Skype participant code

Skype経由でアメリカに電話をかけ、電話会議の参加コードを入力してもはじかれてしまう場合はあります。何度も何度も挑戦して、全部はじかれて会議に参加出来ないという事がありました。

で、回避策はこうです。Skypeで電話をしていると上記画像のようになります。この赤い丸印の部分に注目してください。muteボタンです。そうです! 参加コードを入力する前にこのmuteボタンを押して、雑音が入らないようにしておくと参加コードがちゃんと伝わって電話会議に問題なく参加出来ます。

ちなみに、参加コードを入力する為には番号表(ダイアルパッド)を表示させる必要があります。それは上記画像の黄色い丸のボタンをタッチすると出現します。つまり、こうなります。

  • 会議の電話番号に電話する
  • muteボタンを押す(赤い丸)
  • 黄色いボタン(ダイアルパッド)を押して、参加コードを入力する
  • muteボタン(赤い丸)を押して、muteを解除する

電話の向こうの相手の声が聞きづらい時

相手を目の前に話すことと比べると、電話で話すことの方が数倍難しいです。なぜならば、相手の表情もわからないし、こちらでうまく表現できない場合身振り手振りでコミュニケーションを図ることができないためです。

英語の発音が明瞭な方が相手であれば問題ないのですが、相手がインド人やフランス人の場合、聞き取りづらい事があります。その場合は、下品ですが片方の耳に指を突っ込んで、周りの雑音をシャットアウトする、また、相手にこちらが英語に不慣れな事を示す為に、普段よりゆっくりと丁寧に話す。

これをするだけで、相手がこちらの事情を察してくれることが多く、なんとかコミュニケーションを取る事ができる確率が格段にあがります。お試しください。

ただ、一番の技は自分の耳を鍛えること、ですが。。。同じ人といつも喋るのではなく、定期的に人を変えて喋る機会を作れば、いずれとあなたの耳は鍛えられます。

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